Mε την υπ’ αριθμ. 82205/3-12-2010 εγκύκλιο το ΕΟΦ δίνονται οδηγίες για τις εκδηλώσεις τύπου Β’ και Γ’ τις οποίες αναλύουμε κατωτέρω.
Εκδηλώσεις επιστημονικής ενημέρωσης τύπου Β’
Απαιτείται αίτηση στον ΕΟΦ που θα περιλαμβάνει τα εξής:
- Το όνομα της εταιρείας και
- Το όνομα του συνεργαζόμενου επιστημονικού φορέα
- Το πρόγραμμα της εκδήλωσης
- Το χρόνο και τον τόπο διεξαγωγής
- Τον αρχικό προϋπολογισμό
- Η διαδικασία έγκρισης της εκδήλωσης δεν προϋποθέτει τη θετική εισήγηση της επιστημονικής επιτροπής, όπως για τις εκδηλώσεις τύπου Α’.
- Απαραίτητη προϋπόθεση, για την έγκριση εκδηλώσεων τύπου Β’ αποτελεί η οργάνωση εκπαιδευτικού προγράμματος τουλάχιστον τεσσάρων (4) ωρών για κάθε ημέρα της εκδήλωσης, εφόσον υπάρχει διανυκτέρευση των συνέδρων.
- Η ειδικότητα ή το αντικείμενο της εργασίας – ενασχόληση των ιατρών πρέπει να είναι συναφή με τη θεματολογία της εκδήλωσης.
- Οι εκδηλώσεις αυτές με συνέδρια, σεμινάρια οργανώνονται από φαρμακευτικές επιχειρήσεις ή άλλες επιχειρήσεις προϊόντων αρμοδιότητας του ΕΟΦ, σε συνεργασία με τους επιστημονικούς φορείς (τύπου Α’) οι οποίοι είναι κρατικοί φορείς και νομικά πρόσωπα όπως :
α) Πανεπιστήμια
β) Τα κρατικά νοσοκομεία (κλινικές, εργαστήρια, Κ.Υ, φορείς και μονάδες υγείας της κοινωνικής ασφάλισης).
γ) Επιστημονικά σωματεία μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα
δ) Μη κερδοσκοπικά επιστημονικά ιδρύματα Ν.Π.Δ.Δ. ή Ν.Π.Ι.Δ.
ε) Σύλλογοι υγειονομικών επιστημόνων.
στ) Επιστημονικές ενώσεις κάθε νομικής μορφής
ζ) Ιδιωτικά θεραπευτήρια
- Τα συνέδρια και τα σεμινάρια αυτά σκοπό έχουν την επιστημονική ενημέρωση επί θεμάτων αρμοδιότητας του ΕΟΦ.
- Τα συνέδρια και τα σεμινάρια αυτά διεξάγονται μόνο στην Ελλάδα.
- Δεν επιτρέπεται οργάνωση εκδήλωσης τύπου Β’ στο εξωτερικό από φαρμακευτικές εταιρείες εγκατεστημένες στην Ελλάδα.
- Η φιλοξενία των συμμετεχόντων δεν πρέπει να περιλαμβάνει εκδηλώσεις αμιγώς ψυχαγωγικού χαρακτήρα. Η επιλογή των χώρων πρέπει να είναι προσεκτική με κριτήριο τις συνεδριακές εγκαταστάσεις και όχι την αναψυχή και τη διασκέδαση.
- Επιτρέπεται η καταβολή τιμητικής αμοιβής ( honorarium ) από τις φαρμακευτικές εταιρείες, στους προσκεκλημένους ομιλητές ή προεδρεύοντες συνεδριάσεων των επιστημονικών εκδηλώσεων τύπου Β’
- Οι οργανωτές της εκδήλωσης υποχρεούνται να ενημερώνουν τον Ε.Ο.Φ. με το ονοματεπώνυμο, την ειδικότητα, τον επαγγελματικό φορέα, το ύψος της τιμητικής αμοιβής για κάθε ομιλητή.
- Όταν δεν καταβάλλεται τιμητική αμοιβή στους ομιλητές αυτό πρέπει να αναφέρεται ρητά στον οικονομικό απολογισμό.
- Εάν ο ομιλητής είναι ιατρός του Ε.Σ.Υ ή Πανεπιστημιακός η τιμητική αμοιβή κατατίθεται στον ΕΛΚΕΑ ή τον ΕΛΚΕ αντίστοιχα.
- Οι ιατροί και οι άλλοι επαγγελματίες υγείας που λαμβάνουν τιμητικές αμοιβές για ομιλία, οφείλουν να το αναφέρουν σε σχετική δήλωση στην οργανωτική επιτροπή της κάθε εκδήλωσης.
Επίσης για διάστημα δύο (2) ετών οφείλουν να το αναφέρουν
- Στην αρχή της ομιλίας τους
- Σε κάθε επόμενη δημοσίευσή τους, όταν σχετίζεται με τα προϊόντα εταιρείας, σε ελληνικά ή διεθνή επιστημονικά περιοδικά.
- Οι φαρμακευτικές εταιρείες πρέπει να φροντίζουν ώστε τα έξοδα προώθησης για τύπου Β’ εκδηλώσεις να μην επηρεάζουν αρνητικά τις χορηγίες για τα συνέδρια τύπου Α’.
- Μετά το πέρας της επιστημονικής εκδήλωσης και εντός 2 μηνών η φαρμακευτική εταιρεία υποβάλλει στο ΕΟΦ το τελικό πρόγραμμα της εκδήλωσης, τον αριθμό των συμμετεχόντων και αντίγραφα των παραστατικών των δαπανών, εφόσον ζητηθούν.
- Οι φαρμακευτικές εταιρείες που ανήκουν στον ΣΦΕΕ οφείλουν να διασφαλίζουν τη συμμόρφωσή τους στον κώδικα δεοντολογίας και στους περιορισμούς των εξόδων φιλοξενίας.
Τα έξοδα φιλοξενίας περιλαμβάνουν αποκλειστικά:
- Τα έξοδα εγγραφής για τη συμμετοχή στην εκδήλωση
- Τα έξοδα διαμονής και διατροφής κατά την διάρκεια της εκδήλωσης
- Τα έξοδα μετακίνησης του συμμετέχοντος, από τον τόπο άσκησης του επαγγέλματός του μέχρι τον τόπο διεξαγωγής της εκδήλωσης.
Τα ανωτέρω έξοδα πρέπει να είναι εύλογα ως προς το κόστος σε σχέση με τις τιμές της αγοράς.
Οργάνωση Συνεδρίων τύπου Β΄
- Σε περίπτωση που ο επιστημονικός φορέας διοργάνωσης συνεδρίων και σεμιναρίων δεν διαθέτει οργανωτική επάρκεια ή από τη φύση του ως νομικού προσώπου δεν μπορεί να προβεί σε έκδοση του σχετικού φορολογικού παραστατικού, δύναται να εκχωρεί – αναθέτει σε ανάδοχο PCO την διεκπεραίωση των τυπικών και ουσιαστικών υποχρεώσεών του.
- Η ανάθεση σε ανάδοχο PCO (Εταιρεία Οργάνωσης Συνεδρίων) γίνεται μέσω σύμβασης, στην οποία ρητά αναφέρεται η ανάθεση συγκεκριμένων ενεργειών και πράξεων όπως:
- Την είσπραξη των χορηγιών, την έκδοση των σχετικών φορολογικών παραστατικών προς τις εταιρείες χορηγούς και γενικά την οικονομική διαχείριση του συνεδρίου.
- Ο ανάδοχος PCO πρέπει να αναφέρεται ρητά στην έγκριση του Ε.Ο.Φ.
- Ο ανάδοχος PCO υποχρεούται μετά το πέρας της εκδήλωσης να προβεί σε εκκαθάριση και σε οικονομικό απολογισμό και να αποδώσει το τυχόν πλεόνασμα στον εντολέα του επιστημονικό φορέα.
Ενέργειες πριν τη διεξαγωγή των εκδηλώσεων τύπου Β’
- Οι δικαιούχοι και ενδιαφερόμενοι φορείς που επιθυμούν να οργανώσουν εκδηλώσεις τύπου Β’ θα πρέπει να υποβάλλουν το αίτημά τους προς έγκριση στον ΕΟΦ, το πρώτο δεκαήμερο κάθε διμήνου, αρχίζοντας από την 1-1-2011.
Εκδηλώσεις επιστημονικής ενημέρωσης φαρμακευτικών ή άλλων προϊόντων τύπου Γ’
Οι εκδηλώσεις αυτές με ημερίδες σεμινάρια οργανώνονται από επιχειρήσεις προϊόντων αρμοδιότητας του ΕΟΦ.
- Οι ημερίδες, και τα σεμινάρια αυτά σκοπό έχουν την ενημέρωση επί φαρμακευτικών προϊόντων ή άλλων προϊόντων αρμοδιότητας του ΕΟΦ στο πλαίσιο της προώθησης αυτών.
- Το κύριο μέρος του προγράμματος των ημερίδων και των σεμιναρίων σκοπό έχουν την ενημέρωση των επαγγελματιών υγείας για προϊόντα αρμοδιότητας του ΕΟΦ.
- Οι ημερίδες και τα σεμινάρια αυτά διεξάγονται μόνο στην Ελλάδα.
Η πραγματοποίησή του απαιτεί αίτηση στον ΕΟΦ που θα περιλαμβάνει τα εξής:
- Το όνομα της εταιρείας.
- Το πρόγραμμα της εκδήλωσης
- Το χρόνο και τον τόπο διεξαγωγής
- Τον αρχικό προϋπολογισμό.
- Η διαδικασία έγκρισης της εκδήλωσης, δεν προϋποθέτει τη θετική εισήγηση της επιστημονικής επιτροπής, όπως για τις εκδηλώσεις τύπου Α’.
- Απαραίτητη προϋπόθεση για την έγκριση εκδηλώσεων τύπου Γ’ αποτελεί η οργάνωση εκπαιδευτικού προγράμματος τουλάχιστον δύο (2) ωρών για κάθε ημέρα της εκδήλωσης, εφόσον υπάρχει διανυκτέρευση των συνέδρων.
- ΟΙ εκδηλώσεις τύπου Γ’ εγκρίνονται μόνο, εφόσον έχουν σκοπό την προώθηση των φαρμάκων.
- Η ειδικότητα ή το αντικείμενο της εργασίας – ενασχόληση των ιατρών πρέπει να είναι συναφή με τη θεματολογία της εκδήλωσης.
- Δεν επιτρέπεται οργάνωση εκδήλωσης τύπου Γ’ στο εξωτερικό από φαρμακευτικές εταιρείες εγκατεστημένες στην Ελλάδα.
- Η φιλοξενία των συμμετεχόντων δεν πρέπει να περιλαμβάνει εκδηλώσεις αμιγώς ψυχαγωγικού χαρακτήρα. Η επιλογή των χώρων πρέπει να είναι προσεκτική με κριτήριο τις συνεδριακές εγκαταστάσεις και όχι την αναψυχή και τη διασκέδαση.
- Δεν επιτρέπεται η συμμετοχή ιατρών του ΕΣΥ και Πανεπιστημιακών Ιατρών στην εκδηλώσεις τύπου Γ’.
- Επιτρέπεται η καταβολή τιμητικής αμοιβής (honorarium) από τις φαρμακευτικές εταιρείες, στους προσκεκλημένους ομιλητές ή προεδρεύοντες συνεδριάσεων των επιστημονικών εκδηλώσεων τύπου Γ’.
- Οι οργανωτές της εκδήλωσης υποχρεούνται να ενημερώνουν τον Ε.Ο.Φ. με το ονοματεπώνυμο, την ειδικότητα, τον επαγγελματικό φορέα, το ύψος της τιμητικής αμοιβής για κάθε ομιλητή.
- Όταν δεν καταβάλλεται τιμητική αμοιβή στους ομιλητές αυτό πρέπει να αναφέρεται ρητά στον οικονομικό απολογισμό.
- Εάν ο ομιλητής είναι ιατρός του Ε.Σ.Υ ή Πανεπιστημιακός η τιμητική αμοιβή κατατίθεται στον ΕΛΚΕΑ ή τον ΕΛΚΕ αντίστοιχα.
- Οι ιατροί και οι άλλοι επαγγελματίες υγείας που λαμβάνουν τιμητικές αμοιβές για ομιλία, οφείλουν να το αναφέρουν σε σχετική δήλωση στην οργανωτική επιτροπή της κάθε εκδήλωσης.
Επίσης για διάστημα δύο (2) ετών οφείλουν να το αναφέρουν
- Στην αρχή της ομιλίας τους
- Σε κάθε επόμενη δημοσίευσή τους, όταν σχετίζεται με τα προϊόντα εταιρείας, σε ελληνικά ή διεθνή επιστημονικά περιοδικά.
- Οι φαρμακευτικές εταιρείες πρέπει να φροντίζουν ώστε τα έξοδα προώθησης για τύπου Γ’ εκδηλώσεις να μην επηρεάζουν αρνητικά τις χορηγίες για τα συνέδρια τύπου Α’.
- Μετά το πέρας της επιστημονικής εκδήλωσης και εντός 2 μηνών η φαρμακευτική εταιρεία υποβάλλει στον ΕΟΦ το τελικό πρόγραμμα της εκδήλωσης, τον αριθμό των συμμετεχόντων και αντίγραφα των παραστατικών των δαπανών, εφόσον ζητηθούν.
- Οι φαρμακευτικές εταιρείες που ανήκουν στον ΣΦΕΕ οφείλουν να διασφαλίζουν τη συμμόρφωσή τους στον κώδικα δεοντολογίας και στους περιορισμούς των εξόδων φιλοξενίας.
- Τα έξοδα φιλοξενίας περιλαμβάνουν αποκλειστικά
- Τα έξοδα εγγραφής για τη συμμετοχή στην εκδήλωση
- Τα έξοδα διαμονής και διατροφής κατά την διάρκεια της εκδήλωσης
- Τα έξοδα μετακίνησης του συμμετέχοντος, από τον τόπο άσκησης του επαγγέλματός του μέχρι τον τόπο διεξαγωγής της εκδήλωσης.
Τα ανωτέρω έξοδα πρέπει να είναι εύλογα ως προς το κόστος σε σχέση με τις τιμές της αγοράς.
Ενέργειες πριν τη διεξαγωγή των εκδηλώσεων τύπου Γ’
- Οι δικαιούχοι και ενδιαφερόμενοι φορείς που επιθυμούν να οργανώσουν εκδηλώσεις τύπου Γ’ θα πρέπει να υποβάλλουν το αίτημά τους προς έγκριση στον ΕΟΦ, το πρώτο δεκαήμερο κάθε διμήνου, αρχίζοντας από την 1-1-2011.