Σε συνέχεια της υπ’ αριθμ. 6434/28-1-2010 εγκυκλίου του Ε.Ο.Φ μια νέα εγκύκλιος η υπ’ αριθμ. 66500/30-9-2010 η οποία ισχύει από 1-10-2010 έρχεται να διορθώσει την προηγούμενη σε ό,τι αφορά τις εκδηλώσεις τύπου Α.
Η νέα εγκύκλιος του ΕΟΦ Νο 66500/30-9-2010 ορίζει τρεις τύπους εκδηλώσεων Α’,Β’ και Γ’ σε ότι αφορά τα συνέδρια, τα σεμινάρια κ.λ.π. από φορείς και χορηγούς στον κλάδο της υγείας και της κοινωνικής ασφάλισης, όπου επεξηγεί και δίνει τους ορισμούς αυτών και αναφέρεται στα προϊόντα αρμοδιότητας του και στα έξοδα προώθησης των φαρμακευτικών προϊόντων.
Α. Συνέδρια επιστημονικού περιεχομένου (ΤΥΠΟΥ Α’)
- Εκδηλώσεις με συνέδρια, σεμινάρια εκπαίδευσης οργανώνονται από κρατικούς φορείς και νομικά πρόσωπα όπως :
α) Πανεπιστήμια
β) Τα κρατικά νοσοκομεία (κλινικές, εργαστήρια, Κ.Υ, φορείς και μονάδες υγείας της κοινωνικής ασφάλισης).
γ) επιστημονικά σωματεία μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα
δ) Μη κερδοσκοπικά επιστημονικά ιδρύματα Ν.Π.Δ.Δ. ή Ν.Π.Ι.Δ.
ε) Σύλλογοι υγειονομικών επιστημόνων.
στ) επιστημονικές ενώσεις κάθε νομικής μορφής
ζ) ιδιωτικά θεραπευτήρια
- Τα συνέδρια, σεμινάρια διεξάγονται είτε στην Ελλάδα είτε στο εξωτερικό.
- Το σύνολο του προγράμματός τους έχουν αποκλειστικά επιστημονικό περιεχόμενο, ιατρικό, οδοντιατρικό, φαρμακευτικό, νοσηλευτικό, δημόσιας υγείας και υπηρεσιών υγείας.
- Αντίστοιχα συνέδρια, σεμινάρια μπορούν να οργανώσουν στην Ελλάδα ή στο εξωτερικό φορείς της αλλοδαπής επιχορηγούμενα από εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας του Ε.Ο.Φ.
Β. Εκδηλώσεις επιστημονικής ενημέρωσης (ΤΥΠΟΥ Β’)
Αυτές οι εκδηλώσεις με συνέδρια, σεμινάρια με σκοπό την επιστημονική ενημέρωση οργανώνονται από φαρμακευτικές επιχειρήσεις ή άλλες επιχειρήσεις προϊόντων αρμοδιότητας του Ε.Ο.Φ., σε συνεργασία με τους επιστημονικούς φορείς (τύπου Α’) ώστε να διασφαλίζεται η δυνατότητα συμμετοχής κάθε επιστήμονα.
- Τα συνέδρια, σεμινάρια, αυτά διεξάγονται στην Ελλάδα.
- Το σύνολο του προγράμματός τους έχουν αποκλειστικά επιστημονικά θέματα αρμοδιότητας Ε.Ο.Φ.
Γ. Εκδηλώσεις επιστημονικής ενημέρωσης φαρμακευτικών ή άλλων προϊόντων. (ΤΥΠΟΥ Γ’)
- Τα σεμινάρια και οι ημερίδες αυτές διεξάγονται στην Ελλάδα.
- Το κύριο μέρος του προγράμματός τους σκοπό έχει την ενημέρωση των επαγγελματιών υγείας για προϊόντα αρμοδιότητας Ε.Ο.Φ.
Δ. Προϊόντα αρμοδιότητας του Ε.Ο.Φ
Τα προϊόντα αρμοδιότητας του Ε.Ο.Φ είναι
- Φαρμακευτικά προϊόντα ανθρώπινης και κτηνιατρικής χρήσης
- Φαρμακευτικά προϊόντα ζωοτροφών και προσθετικών ζωοτροφών
- Τρόφιμα ειδικής διατροφής και συμπληρωμάτων διατροφής
- Βιοκτόνων
- Ιατροτεχνολογικών προϊόντων
- Καλλυντικών
Ε. Έξοδα προώθησης φαρμακευτικών προϊόντων
- Οι φαρμακευτικές εταιρείες μπορούν να χρηματοδοτούν για προωθητικές ενέργειες μόνο τα πρόσωπα που είναι εξουσιοδοτημένα να χορηγούν τις σχετικές συνταγές ή να προμηθεύουν φάρμακα.
Τα πρόσωπα αυτά σύμφωνα με το Κοινοτικό Δίκαιο άρθρο 86 της οδηγίας ΕΚ/83/2001 όπως τροποποιήθηκε από την οδηγία ΕΚ/27/2004 και ειδικά στο άρθρο 94 παρ. 1 και 2 αναφέρεται ότι απαγορεύεται η παροχή, προσφορά ή υπόσχεση, δώρου , χρηματικού ωφελήματος ή ωφελήματος σε είδος εκτός από τα είδη αμελητέας αξίας που έχουν σχέση με το επάγγελμα του ιατρού ή φαρμακοποιού.
Η φιλοξενία, στα πλαίσια εκδηλώσεων για την προώθηση των πωλήσεων, περιορίζεται πάντοτε αυστηρά στον κύριο στόχο της εκδήλωσης και δεν πρέπει να επεκτείνεται σε άλλα πρόσωπα πέραν των επαγγελματιών του τομέα της υγείας.
- Τα έξοδα προώθησης των φαρμακευτικών εταιρειών αφορούν την προβολή συγκεκριμένων προϊόντων τους, μέσω εκθέσεων, επιδείξεων, εντύπων, stands κ.λ.π.
Στα έξοδα προώθησης περιλαμβάνονται τα έξοδα οργάνωσης των εκδηλώσεων, δηλαδή ενοικίαση χώρου, συνεδριακό υλικό, οπτικοακουστικός εξοπλισμός, φιλοξενία οργανωτών και προσκεκλημένων, εστίαση συμμετεχόντων.
- Στα έξοδα προώθησης των φαρμακευτικών εταιρειών περιλαμβάνονται και οι χορηγίες για την οργάνωση εκδηλώσεων από επιστημονικούς φορείς που αντικείμενο έχουν αποκλειστικά ή κατά το μεγαλύτερο βαθμό, τη χορήγηση ή προώθηση φαρμάκων και λοιπών προϊόντων αρμοδιότητας Ε.Ο.Φ., όπως αναλυτικά αναφέρονται στην περίπτωση Δ’ του παρόντος.
- Δεν θεωρούνται έξοδα προώθησης η κάλυψη των εξόδων μετάβασης και συμμετοχής των επαγγελματιών υγείας στις επιστημονικές εκδηλώσεις, των φορέων οργάνωσης συνεδρίων επιστημονικού περιεχομένου τύπου Α’, που γίνονται στην Ελλάδα και στο εξωτερικό.
Επίσης δεν θεωρούνται έξοδα προώθησης οι χορηγίες για εκδηλώσεις που οργανώνουν φορείς που το αντικείμενό τους δεν έχει σχέση με τη χορήγηση ή τη προώθηση φαρμάκων και λοιπών προϊόντων αρμοδιότητας Ε.Ο.Φ., όπως π.χ. Πανελλήνιο Συνέδριο Ελληνικής Εταιρείας Προαγωγής και Αγωγής Υγείας.
~~~~~~~~
Συνοψίζοντας παραθέτουμε τα κυριότερα σημεία της νέας εγκυκλίου 66500/30-9-2010 που αφορούν τις εκδηλώσεις τύπου Α’ έχουν ως εξής:
- Ενέργειες πριν τη διεξαγωγή των εκδηλώσεων
- Στον Ε.Ο.Φ. ειδική επιτροπή θα αξιολογεί τα αιτήματα για τη διοργάνωση επιστημονικών εκδηλώσεων τύπου Α’ ως προς το επιστημονικό τους περιεχόμενο και λοιπών παραμέτρων.
- Οι ενδιαφερόμενοι φορείς που οργανώνουν συνέδρια τύπου Α’ θα πρέπει να υποβάλλουν το αίτημά στου στον Ε.Ο.Φ. τους μήνες Σεπτέμβριο, Ιανουάριο και Μάϊο καταθέτοντας τα εξής:
- Όνομα επιστημονικού φορέα
- Όνομα επιστημονικού υπεύθυνου
- Τίτλο και βασική θεματολογία
- Χρόνο και τόπο διεξαγωγής
- Αρχικό προϋπολογισμό (έσοδα – έξοδα, πηγές εσόδων – εξόδων)
Είναι δυνατή η υποβολή μιας αίτησης για το σύνολο των εκδηλώσεων που θα γίνουν εντός 12μηνου.
- Ο Ε.Ο.Φ κάθε Οκτώβριο, Φεβρουάριο, και Ιούνιο θα ανακοινώνει και θα δημοσιοποιεί τις εγκρίσεις εκδηλώσεων για τους προσεχείς 12 μήνες για Ελληνικές εκδηλώσεις και μέχρι την προσεχή 5ετία για τις διεθνείς εκδηλώσεις.
- Για την οργάνωση στο εξωτερικό εκδηλώσεων τύπου Α’ Ελληνικών επιστημονικών φορέων ή διεθνών φορέων με έδρα την Ελλάδα θα παρέχεται έγκριση από τον Ε.Ο.Φ. μόνο εφόσον συντρέχουν σοβαροί επιστημονικοί λόγοι (π.χ. διεθνείς υποχρεώσεις) και εφόσον υπάρχουν συνδιοργανωτές της αλλοδαπής οι οποίοι συμμετέχουν σε ποσοστό τουλάχιστον 50% στα έξοδα, εξαιρούμενων των εξόδων μετάβασης και διαμονής των Ελλήνων επιστημόνων.
- Ενέργειες μετά την διεξαγωγή των εκδηλώσεων.
Μετά το πέρας της επιστημονικής εκδήλωσης τύπου Α’ και εντός 4 μηνών ο φορέας διοργάνωσης υποβάλλει στον Ε.Ο.Φ.
- Το τελικό πρόγραμμα της εκδήλωσης
- Τον οικονομικό απολογισμό της εκδήλωσης
- Τα έντυπα δήλωσης συμφερόντων των ομιλητών Ελλήνων ή ξένων και των ομιλητών που αμοίβονται.
- Την ονομαστική κατάσταση χορηγών και το ύψος των χορηγιών
- Τον αριθμό των συμμετεχόντων όπως προκύπτει από τις εγγραφές που έγιναν
- Αντίγραφα των παραστατικών των δαπανών.
- Χρηματοδότηση εκδηλώσεων
Οι χορηγίες κατατίθενται:
- Σε λογαριασμό τραπέζης που διατηρεί ο δικαιούχος επιστημονικός φορέας ή
- Στον Ειδικό Λογαριασμό Κονδυλίων Έρευνας και Ανάπτυξης (ΕΛΚΕΑ) των οικείων Υ.ΠΕ εάν δικαιούχος είναι κλινικές ή εργαστήρια κρατικών νοσοκομείων
- Στον Ειδικό Λογαριασμό Κονδυλίων Έρευνας των Πανεπιστημίων (ΕΛΚΕ), εάν δικαιούχος είναι Πανεπιστήμια και Ανώτερα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα.
- Εταιρεία οργάνωσης Συνεδρίων
- Σε περίπτωση που ο επιστημονικός φορέας διοργάνωσης συνεδρίων και σεμιναρίων δεν διαθέτει οργανωτική επάρκεια ή από τη φύση του ως νομικού προσώπου δεν μπορεί να προβεί σε έκδοση του σχετικού φορολογικού παραστατικού, δύναται να εκχωρεί – αναθέτει σε ανάδοχο PCO την διεκπεραίωση των τυπικών και ουσιαστικών υποχρεώσεών του.
- Η ανάθεση σε ανάδοχο PCO (Εταιρεία Οργάνωσης Συνεδρίων) γίνεται μέσω σύμβασης, στην οποία ρητά αναφέρεται η ανάθεση συγκεκριμένων ενεργειών και πράξεων όπως:
- Την είσπραξη των χορηγιών, την έκδοση των σχετικών φορολογικών παραστατικών προς τις εταιρείες χορηγούς και γενικά την οικονομική διαχείριση του συνεδρίου.
- Ο ανάδοχος PCO πρέπει να αναφέρεται ρητά στην έγκριση του Ε.Ο.Φ.
- Ο ανάδοχος PCO υποχρεούται μετά το πέρας της εκδήλωσης να προβεί σε εκκαθάριση και σε οικονομικό απολογισμό και να αποδώσει το τυχόν πλεόνασμα στον εντολέα του, επιστημονικό φορέα.
- Φιλοξενία ιατρών
Τα έξοδα φιλοξενίας περιλαμβάνουν αποκλειστικά:
- Τα έξοδα εγγραφής για τη συμμετοχή στην εκδήλωση
- Τα έξοδα διαμονής και διατροφής κατά την διάρκεια της εκδήλωσης
- Τα έξοδα μετακίνησης του συμμετέχοντος, από τον τόπο άσκησης του επαγγέλματός του μέχρι τον τόπο διεξαγωγής της εκδήλωσης.
Τα ανωτέρω έξοδα πρέπει να είναι εύλογα ως προς το κόστος σε σχέση με τις τιμές της αγοράς.
- Επιτρέπεται στις φαρμακευτικές εταιρείες καθώς και στις λοιπές εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας του Ε.Ο.Φ., να καλύπτουν τα έξοδα φιλοξενίας των ιατρών ή άλλων επαγγελματιών υγείας που συμμετέχουν σε επιστημονικές εκδηλώσεις τύπου Α’ ύστερα από έγκριση του Ε.Ο.Φ.
- Οι εταιρείες χορηγοί υποχρεούνται μετά την συμμετοχή τους σε επιστημονικές εκδηλώσεις στην Ελλάδα και εντός δύο (2) μηνών από την πραγματοποίηση των εκδηλώσεων, να καταθέτουν στον Ε.Ο.Φ. κατάσταση με τα ονόματα και την ειδικότητα των φιλοξενούμενων και το τελικό κόστος συμμετοχής ανά συνέδριο.
- Οι εταιρείες χορηγοί υποχρεούνται για την έγκριση συμμετοχής ιατρών σε επιστημονικές εκδηλώσεις στο εξωτερικό να καταθέτουν στον Ε.Ο.Φ. τον αριθμό των συμμετεχόντων στο συνέδριο, αναφέροντας το κόστος συμμετοχής ανά σύνεδρο και την ειδικότητά του. Μετά την πραγματοποίηση των εκδηλώσεων στο εξωτερικό οι εταιρείες χορηγοί υποχρεούνται να καταθέτουν στον Ε.Ο.Φ. κατάσταση με τα ονόματα, την ειδικότητα όσων συμμετείχαν, αναφέροντας το τελικό κόστος συμμετοχής ανά σύνεδρο.
- Ο Ε.Ο.Φ. σε συνεργασία με τους εκπροσώπους των εταιρειών-χορηγών θέτει τα όρια στα έξοδα συμμετοχής και τον αριθμό των εκδηλώσεων τύπου Α’ στην Ελλάδα και στο εξωτερικό που μπορεί να χορηγεί κάθε εταιρεία για κάθε επαγγελματία υγείας ανά έτος.
- Τιμητικές αμοιβές
- Επιτρέπεται στις φαρμακευτικές εταιρείες καθώς και στις λοιπές εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας του Ε.Ο.Φ. να καταβάλλουν τιμητική αμοιβή:
- Στους προσκεκλημένους ομιλητές
- Στους προεδρεύοντες των συνεδριάσεων των επιστημονικών εκδηλώσεων τύπου Α’.
- Οι οργανωτές της εκδήλωσης υποχρεούνται να ενημερώνουν τον Ε.Ο.Φ. με το ονοματεπώνυμο, την ειδικότητα, τον επαγγελματικό φορέα, το ύψος της τιμητικής αμοιβής για κάθε ομιλητή.
- Όταν δεν καταβάλλεται τιμητική αμοιβή στους ομιλητές αυτό πρέπει να αναφέρεται ρητά στον οικονομικό απολογισμό.
- Εάν ο ομιλητής είναι ιατρός του Ε.Σ.Υ ή Πανεπιστημιακός η τιμητική αμοιβή κατατίθεται στον ΕΛΚΕΑ ή τον ΕΛΚΕ αντίστοιχα.
- Οι ιατροί και οι άλλοι επαγγελματίες υγείας που λαμβάνουν τιμητικές αμοιβές για ομιλία, οφείλουν να το αναφέρουν σε σχετική δήλωση στην οργανωτική επιτροπή της κάθε εκδήλωσης.
Επίσης για διάστημα δύο (2) ετών οφείλουν να το αναφέρουν
- Στην αρχή της ομιλίας τους
- Σε κάθε επόμενη δημοσίευσή τους, όταν σχετίζεται με τα προϊόντα εταιρείας, σε ελληνικά ή διεθνή επιστημονικά περιοδικά.
- Έλεγχος του Ε.Ο.Φ.
- Ο Ε.Ο.Φ. δύναται να πραγματοποιεί ελέγχους κατά τη διάρκεια των συνεδρίων ή των εκδηλώσεων:
- Με δικά του όργανα
- Σε συνεργασία με τις αρμόδιες φορολογικές αρχές
- Η μη τήρηση των εγκεκριμένων , έχει ως αποτέλεσμα να μην δίνεται έγκριση από τον Ε.Ο.Φ. στον υπεύθυνο φορέα για μελλοντικές εκδηλώσεις για διάστημα δύο (2) ετών.
- Η ίδια ποινή ισχύει και στις περιπτώσεις διαπίστωσης υπέρβασης άνω του 25% του προϋπολογισμού, η οποία προκύπτει από τα κατατεθέντα στοιχεία του απολογισμού.
Η ποινή αυτή υπόκειται σε ένσταση από τους φορείς της εκδήλωσης.
- Ελεύθερη συμμετοχή σε εκδηλώσεις
Ημερίδες ή επιστημονικές εκδηλώσεις που οργανώνονται από τμήματα του Ε.Σ.Υ ή Πανεπιστημιακών Σχολών υπάρχει υποχρεωτικά Ελεύθερη συμμετοχή.
Οι εκδηλώσεις αυτές πρέπει να πραγματοποιούνται εντός των νομαρχιακών ορίων της έδρας των ανωτέρω φορέων.
Δεν ισχύει υποχρεωτικά η ελεύθερη συμμετοχή όταν οργανώνονται συνέδρια από τους ανωτέρω φορείς.
- Εκδηλώσεις ενημέρωσης ασθενών
- Οι εκδηλώσεις ενημέρωσης ασθενών από φαρμακευτικές εταιρείες δεν επιτρέπονται σύμφωνα με τη νομοθεσία.
- Η χρηματοδότηση εκδηλώσεων ενημέρωσης ασθενών και των πολιτών γενικότερα σε θέματα πρόληψης, θεραπείας και αποκατάστασης νόσων ή νοσολογικών κατηγοριών που διοργανώνονται από τις ενώσεις των ασθενών εξαιρούνται των διατάξεων περί συνεδρίων και δεν απαιτείται η έγκριση του Ε.Ο.Φ.
~~~~~~~~
Για τις εκδηλώσεις τύπου B και Γ παραμένουν σε ισχύ οι διατάξεις και οι διαδικασίες της προηγούμενης εγκυκλίου 6434/28-1-2010.
~~~~~~~~
ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΩΝ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ
Δημιουργία φακέλων με τα εξής δικαιολογητικά:
- Έγγραφα ή βεβαιώσεις ή καταστατικό που βεβαιώνουν τη νομική προσωπικότητα του φορέα που διοργανώνει τα συνέδρια επιστημονικού περιεχομένου.
- Καταστατικό εταιρείας οργάνωσης συνεδρίων, εφόσον μεσολαβεί, τη σύμβαση που υπογράφεται μεταξύ του φορέα και της εταιρείας, καθώς και την έγκριση του Ε.Ο.Φ. για αυτή τη συνεργασία.
- Αντίγραφο απολογισμού του ανάδοχου PCO μετά το πέρας της εκδήλωσης.
- Φορολογικά παραστατικά – τιμολόγια δαπανών, αποδείξεις είσπραξης χορηγιών είτε από τον επιστημονικό φορέα είτε από τον ανάδοχο PCO.
- Την κατάσταση με τα ονόματα και την ειδικότητα των φιλοξενούμενων και το τελικό κόστος συμμετοχής τους ανά σύνεδρο.